Things 3,簡單易上手的待辦事項 APP

Things 3得到 2017 WWDC 設計大獎

Things 3 介紹

開發 Things 3 的團隊《Cultured Code》曾在 2017 年的 WWDC 上得到設計大獎 。Things 3 擁有極簡的介面、直覺的操作功能來幫助你管理你的專案任務。

速度、美觀、功能

如果同時在 iPhone 和 MacBook 上使用 Things 3 ,可以感受到 Things Cloud 超快速的同步,當你在一邊編輯好待辦清單後,打開另一邊的軟體馬上就同步完成。

Things 3 日間模式、夜間模式狀態
Things 3 日間模式、夜間模式狀態

Things 3 支援現在正夯的暗黑模式,可以依照個人喜好或是螢幕的顯示亮度在低光源下自動切換主題,讓使用軟體上更加舒服。

另外 Things 3 在與內建的軟體搭配上也天衣無縫,你可以跟行事曆做連動,在 Things 3 中顯示每天的日程,這樣在排定當天工作的時候可以更加精確:或是可以在提醒事項軟體中新增待辦事項時自動新增到 Things 3的收件箱中。
Things 3 待辦事項和連動的行事曆一起顯示

任務分類,方便管理工作、日常瑣事

Things 3 在任務管理上使用了兩種分類方式,一個是依照「待辦事項層級」,另一個是用要「執行任務的時間點」。這樣的分類方式讓使用者可以依照使用當下的情境來管理自己的任務清單,以下先來簡介兩種分類的好處。

依待辦事項層級做分類

任務管理上由大到小分成「領域、專案、待辦事項和待辦清單」四個層級。

  1. 領域:主要是將你的待辦任務做區分,例如家庭、工作、旅遊…等,讓你可以在不同的場景中選擇不同的領域去看還有哪些待辦的事項
  2. 專案:按照 GTD 的處理原則,可以將複雜的工作項目用多個待辦事項「組織」起來變成一個專案。使用專案的好處是系統會用圓型的填充圖示(小圓餅圖)提示你專案的完成進度,也可以在專案內加上「標目」將專案內的待辦事項進行分組。
  3. 待辦事項:就是待辦事項,可以設置提醒時間、完成時限、標籤、重複…等等。
  4. 待辦清單:待辦事項中的子任務的概念,如果一個待辦事項需要多步驟才能處理完畢的話,可以用到它。跟「專案」比起來的話是用在比較輕量的任務上例如「家樂福購物」這個待辦事項中可能會有買水果、洗衣精、衛生紙…等。
    Things 3 的任務分類方式如圖片所示分為「領域、專案、待辦事項」

以待辦事項時間做分類

任務管理的時間則是分成「今天、即將到來、任何時間、將來某天」四個維度。

  1. 今天:預定在今天要完成的事情,通常是當天最緊急要做的。(即GTD中的回顧 Review 功能)
  2. 即將到來:以時間軸的形式來呈現所有有安排時間的待辦清單,可以在手邊的工作都做完時來看還有什麼待辦是需要提前執行的。
  3. 任何時間:以項目為序,列出所有待辦事項清單,讓你一次看出自己有什麼沒做的。
  4. 將來某天:顯示未來可能要完成的任務,通常是沒有那麼重要的,可做可不做的事情。

其他使用小技巧

標籤

Things 3 支援「標籤」的功能,在看任務的時候也能依照標籤去做快速的篩選。我自己是習慣把待辦事項加入「地點」和「工作狀態」這兩種標籤,地點會用「@家、@辦公室、@通勤」,這樣我在不同的環境中知道自己還有哪些事情沒做。緊急程度我自己則是分為「#重要, #等待 」這兩個標籤去區分說哪些任務是緊急的、哪些事是因為在等待別人處理所以無法執行。

總結

目前 Things 3 只有提供 iOS , padOS和 MacOS 系統, iOS 售價 $330台幣、MacOS 售價 $1,690台幣(MacOS 提供 15 天免費試用)。

Things 3 雖然價格不斐,但因為它是買斷制的,所以除非你之後不使用蘋果生態系的產品不然基本上可以永久使用它,或是也可以把這筆購買當成是一種「投資」,如果真的能靠它來增加自己的工作效率的話也是十分值得的一件事情!

如果你對於 Things 3 這套軟體有什麼想了解或是有使用技巧想要分享的,可以在文章下方留言討論或是直接與我聯繫!

軟體載點

Things 3 for iPhone
‎Things 3 for iPad
Things 3 for ‎MacBook

附錄:GTD 管理五階段

講到待辦事項,不免就要講到 GTD(Get Things Done)這套由大衛 ‧ 艾倫(David Allen)提出的工作管理系統,總共分為五個階段,以下簡單做點介紹:

  1. 蒐集(Collect):將你覺得「想要做、應該做」的事情全部放進一個「收集籃」
  2. 處理(Process):將你搜集的事情做分類,並判斷其有無辦法馬上完成,來選擇要馬上做或是拆解成多步驟。
  3. 組織(Organize):針對需要多步驟才能完成的任務,將它行動步驟變成多項待辦清單,並配合行事曆作為執行的提醒。
  4. 回顧(Review):定期回顧確認自己的工作進度,待辦清單內容是否有需要做刪減。
  5. 行動(Do):針對「今天」所需要執行的待辦清單依照輕重緩急等來決定先後順序,並將事情一件件完成。

Things 3 的功能可以完美的對應 GTD 的每個步驟,這邊簡單舉例如下表

GTD原則 Things 3功能 舉例
蒐集 收件箱 某天中午我想到好像可以來寫關於 「Things 3 介紹」和「SEO 介紹」的文章,於是就先把這兩個想法蒐集起來放進收件箱。
處理 領域、專案 當天晚上回家有空時在檢視收件箱時把這兩個想法放入我的「生活領域」和「部落格專案」內。
組織 專案、待辦清單、提醒時間 將「SEO 介紹」的這個待辦事項用待辦清單拆解成「收集資料」和「撰寫文章」兩個步驟,並決定等週末再來執行。
回顧 即將到來、將來某天、任何時間 回顧「Things 3 介紹」和「SEO 介紹」這裡個待辦事項,覺得「SEO 介紹」這個所需要準備的事項較多,所以再把它多分類出一個「閱讀相關書籍」的待辦清單,並排定機來某天執行。
行動 今天 週末當天決定來完成「Things 3 介紹」的待辦事項。

參考資料

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